北京农村专业技术协会档案管理制度

第一条 为规范北京农村专业技术协会（以下简称：本会）档案管理，特制定本制度。

第二条 归档范围

年度总结、会议记录、请示发文、动态信息、简报（信息）、财务预算、社团年检、各项规章制度、实物、活动项目档案、合同档案。

第三条 档案管理员的职责

（一）齐全完整。

（二）安全保密。

（三）使用方便。

第四条 资料的收集与整理

（一）单位的归档资料实行“年度归档”制度，即：每年一月份为年度归档期。

（二）在档案资料归档期，由档案管理员根据上级要求实施档案归档整理。秘书处应积极配合与支持。

第五条 档案的借阅

（一）借阅档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。

（二）档案借阅者必须做到：

1.爱护档案，保持整洁，严禁涂改。

2.严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

3.需要带走使用的档案，需经副秘书长、副理事长批准，不准横传、私自外借，不准带入公共场所。

4.借出的案卷一般不能超过七天，如延期使用，需补办延期手续。

5.借出或还回的案卷，必须严格履行登记、注销和检查手续，当面点清，如发现差错，及时追究责任，并采取补救措施。

第六条 档案室管理制度

（一）档案要做到安全保管，定期检查，积极创造档案保管条件，做到防盗、防火、防潮、防尘、防失密，保持经常通风。

（二）档案室内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆物品，严禁使用电器。

（三）档案柜非档案管理人员禁止查看。

（四）查阅档案，档案柜随走随关，班前班后要经常检查，严防档案丢失和意外事故发生。

（五）档案采用电子双备份制度（工作电脑、电脑硬盘），每季度更新备份一次。

第七条 本制度经2024年12月21日第三届第三次会员代表大会表决通过；解释权属本会秘书处。